【社畜聊聊】致電與來電禮儀

經過社會的洗禮和經驗過後,我深知自己真的不喜歡打電話,可以接電話但就是不喜歡打電話,每次打電話都會要深呼吸好幾次才能撥通出去,但到了現在這個工作做生管、又剛好這份工作的生管要直接對接客戶,我才漸漸從不喜歡打電話到不喜歡打「出問題需要打電話」的電話,每次遇到這種時候我都會在腦子裡面開始思考要怎麼組織語言跟對方開頭,對方可能會說些什麼、我需要怎麼回答,把這過程在腦子裡面演練過一次再深呼吸一次,最後才有勇氣打出電話。


在做生管之前,在旅行社工作過,那時候瘋狂要電訪開發客戶的時候真的是印象太深太可怕了,但到了新的環境,有些東西就算害怕討厭,但還是有他需要的時候,我剛到公司的時候,當時帶我的生管姊姊簡單把我們辦公室的成員介紹了一遍,姓名和座位表及分機都有用表格幫我註記好,另外還繪製現場的機台及負責操作的師傅姓名的地圖給我讓我熟悉一下。


當時候第一天剛上班我就被要求須要接聽電話,什麼都不懂的我恐懼真的直直飆升,但為了五斗米我還是硬著頭皮說好,幸運的是生管姊姊會告訴我接電話SOP,接到電話的時候第一件事要先確認來電的是哪一間客戶,問清楚公司的名字怎麼寫避免有同音不同字的情況發生,並且從客戶劃分表裡面確認那是屬於哪一個生管負責的,如果該生管不在就請對方留下姓名分機,讓生管回撥給客戶;過了一陣子再進階一點生管姊姊就會要求我先了解對方是要問什麼事情,是要問生產進度?還是有其他問題,這樣可以讓負責該客戶的生管迅速了解情況並能先處理再回電給客戶,減少一來一往花費的時間。


這樣下來要說恐懼嗎?的確會的,畢竟人生地不熟,而且我們公司還會有很多不是月結的客戶,也就是新客戶或者還沒辦法成為月結的長期配合客戶,接到電話真的是各種問號要花很久時間查詢和釐清,但真的是要硬著頭皮去做,要抑制心底的恐懼,置死地而後生,這樣真的時間久了都游刃有餘。


當然,恐懼不是錯誤,只是因為我們需要這份工作,所以需要一點勇氣去面對它,讓自己每天進步一點,漸漸地也就會習慣並且應付得很好,這樣足矣。

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