多くの人が生管とは工順を並べ、進捗を追うことだと思うが、実際に長くやっていると、生管で一番難しいのは物事が多いことではなく、「物事が決して本当にきれいに分けられていない」ことだと気づく。
最近うちの生産ラインでは新ラインの拡大を始め、さらに子会社の製品の試作を導入した。当初は大きな案件のように聞こえたし、実際にやってみても確かに大きな案件だった。ただその「大」は単に生産能力が大きくなるということではなく、全てのことが同時に爆発するということだった。
入社してから今まで、仕事量は常にかなり多い。私は単なる量産スケジュールだけでなく、ライン全体のサンプル、量産、手直し、包装、そして今回の新ライン試作まで、全てを担当している。紙ベースのフローを回し、資材状況を追い、スケジュールを調整し、各部署の間でずっと調整を続けなければならない。時々本当に「どうしていつも自分一人だけなんだ」という感覚に陥る。
上司は実はこのことを見ていないわけではなく、ずっと誰かに分担させたいと言っている。例えば手直し担当の生管に手直しを任せたり、外注担当の生管に一部の生産ラインを見させたり、といった具合だ。しかし生管の仕事は「ちょっと手伝って」という一言で切り出せるものではない。
なぜなら生管の多くの仕事には時間的制約があり、今日やらなくても明日でいいというものではなく、今処理しなければ後で直接材料が途切れたり、遅延したり、漏れが発生したり、自分自身がそのことを忘れてしまう可能性があるからだ。多くのフローが結局元の担当者に戻ってくるのは、当事者だけが今どこで詰まっていて、次に何が起こるかを一番よく知っているからだ。
だから口では分担すると言っても、明確なルールがなく、本当に窓口を切り分けなければ、仕事は結局元の担当者のところに静かに戻ってくる。
今日、上司が子会社製品のBOM構成を議論する際に、外注担当の生管を一緒に会議に参加させた。相手は不思議そうに「あなたは参加しなくていいの？」と聞いてきた。
以前上司が、この部分は徐々に彼に任せたいと言っていたので、彼女はむしろ私が全部の内容を知っておくべきだと思っているようだった。
でも正直に言うと、その瞬間頭に浮かんだのはたった一言だった。「これにも参加したら、本当に死ぬ」。
知りたくないわけではない。ただ今一番足りないのは情報ではなく、時間なのだ。
もし今日この部分を彼が引き継ぐと決めたのなら、二人とも半分しか理解していない状態で一緒に聞くよりは、彼に全体の構成・フロー・論理をしっかり理解させ、後で彼女が窓口を務め、私が実行と協力をする方が、本当に意味のある分担になる。
そうでなければ結局、私が時間をかけて一緒に会議に出て、一緒に理解して、一緒に追いかけることになり、実際の実行は依然として私の肩にかかる。仕事量は全く減らず、ただ一緒に不安になる人が一人増えるだけだ。
後になって私は徐々に気づいた。多くの上司が陥るポイントは「他の人が知らないのが心配だから、みんなで知っておく」ということだ。しかし本当に効率的な方法はむしろ「責任をきれいに切り分ける」ことなのだ。誰が窓口で、誰が実行で、誰が追跡するのかを明確にした上で初めて、物事が全部ぐちゃぐちゃに混ざることはなくなる。
そして私も今ようやく、比較的ストレートに認めることができるようになった。私はもうこれ以上、無制限に仕事を自分の肩に背負うことはできない。以前はもう少し頑張れば、もう少し努力すればなんとかなると思っていたが、今は新ライン、試作、子会社製品が全部同時に入ってきたことで、人のエネルギーに上限があることをはっきりと感じている。
努力すれば解決できることではなく、制度や分担、フローを新たに構築しなければ、本当に人が生き延びられないのだ。
今はまだ調整の最中で、実際に実行できていない部分も多い。しかし少なくとも誰かが話し合い、仕事を再分配しようとしてくれていることは、私にとっては一つの進歩だ。
結局、生管の世界では「誰かが手伝ってくれる」ことが一番大事なのではなく、その手伝いが本当に仕事を引き受けてくれるかどうかが大事なのだ。