이번 한두 달 동안 주문량이 여전히 폭발적이었고, 특히 최근에 한 병원이 오픈을 앞두고 있어 주문이 급하게 들어왔다. 전체 생산 과정은 거의 문제 하나가 끝나면 바로 다음 문제가 이어지는 상황이었고, 외주 업체가 생산을 따라가지 못하거나, 도색이 고르지 않거나, 수량이 맞지 않는 등 크고 작은 문제들이 모두 한꺼번에 몰려왔다. 모두가 매일 극도로 긴장된 상태로 지냈고, 어느 한 부분이라도 소홀히 하면 바로 문제가 터질까 봐 불안했다.
이번에 가장 어이가 없었던 일은 토요일 출고를 앞두고 금요일 퇴근 시간이 다 되어서야 창고에서 외주 차량이 가져온 물건을 점검하다가 수량이 4조 부족하다는 사실을 발견한 것이다. 생산 라인은 한쪽에서 조립을 서두르고 있었고, 구매팀은 급히 업체에 전화를 걸어 확인했는데 돌아온 대답은 「아, 차에 실을 수가 없어서요.」라는 것이었다.
더 황당한 것은 업체가 미리 실을 수 없다고 알려주지도 않았고, 실제 수량도 정확히 기재하지 않았으며, 인수증마저 대충 작성했다는 점이었다. 그냥 보낼 수 있는 만큼만 보내고, 문제가 생기면 그때 가서 해결하겠다는 태도였다. 만약 창고에서 하역할 때 수량 차이를 발견하지 못하고 생산 라인에서 조립하다가 나중에야 부족한 걸 알게 됐다면, 그때 가서 업체를 찾아 처리하려 해도 이미 늦었을 것이다. 그런데도 상대방의 태도는 일이 벌어졌으니 어쩔 수 없다는 소극적인 모습이었고, 전혀 자신의 잘못을 인정하려 하지 않아 정말 화가 치밀었다.
하지만 이런 상황에서야말로 생산관리자의 대처 속도가 빛을 발한다. 이 4조 문제 외에도 당일에 나사 수량이 부족한 경우가 또 발생했는데, 원래 처리 방식은 즉시 업체에 보내달라고 요청하는 것이었다. 정상적인 상황이라면 다음 날 아침에 받을 수 있었겠지만, 다른 두 명의 생산관리자는 최근 이런 일들로 겁을 먹은 듯 토요일 물류 시간이 불안정할 수 있다고 판단했다. ‘도착할 것이다’라는 기대만 걸 수 없다고 생각한 그들은 바로 구매팀에서 운송장 번호를 받아 그 나사 포장이 실제로 발송되었는지, 지금 어디쯤인지 끝까지 추적하기 시작했다.
물류 회사에서는 처음에 다음 날 아침에야 어느 영업소에 도착했는지 알 수 있다고 했지만, 그들은 그냥 기다리지 않았다. 다음 날 아침 일찍 다시 전화를 걸어 확인했고, 도착한 영업소를 알아낸 뒤에야 토요일에는 차량이 운행되지 않는다는 사실을 알게 되었다. 더 이상 기다릴 수 없다고 판단한 그들은 물류 회사에 직접 찾아가서 가져갈 수 있는지 확인한 후, 곧바로 달려가 물건을 가져왔다.
옆에서 지켜보던 나는 정말 감탄했다. 이런 일은 일반적인 흐름대로 ‘업체에 보내달라고 요청하고, 물류를 기다린 뒤 도착하면 처리한다’고 하면 모든 단계가 틀린 것은 아니다. 하지만 지금은 정상적인 상황이 아니었다. 토요일 출고를 앞두고 있고, 업체도 믿을 수 없으며, 물류도 평소 시간대로 움직이지 않을 가능성이 컸다. 이런 때에 그냥 일이 저절로 해결되길 기다리면 결국 정말 늦을 수밖에 없다.
그들은 물류 시간이 고정되지 않을 수 있고, 토요일에 업체가 쉬거나 다음 날 아침에 연락이 안 될 수 있다는 점까지 미리 생각했다. 그래서 가능한 모든 상황을 미리 고려한 뒤 직접 물건을 가져온 것이다. 이런 민첩성이 정말 중요하다고 느꼈다.
그들이 일을 마친 뒤, 나는 문득 생각했다. 만약 일반적인 나사 부품이라면, 때로는 원청 업체에만 기대지 않고 근처 철물점에서 직접 찾아보는 것도 방법이 아닐까? 업체에 보내달라고 기다리고, 물류 배송을 기다리는 것보다 현장에서 바로 사는 편이 더 빠를 수도 있다.
물론 이번에는 실제 규격이 대체 가능한지 따로 확인하지 않았지만, 적어도 또 하나의 예비 방안을 생각하게 되었다.
생산관리 일을 오래 하다 보면 많은 일에 정답이 없다는 것을 알게 된다. 정상적인 흐름도 중요하지만, 비상 상황에서는 ‘다른 방법은 없는가’, ‘이 길이 막히면 다음 길은 어디인가’를 생각해야 한다. 특히 지금처럼 주문이 폭주하는 상황에서는 실수와 대기 시간이 거의 허용되지 않는다. 자재 하나가 도착하지 않거나, 차 한 대가 실을 수 없거나, 업체가 제대로 말하지 않는 것만으로도 최종 출고에 영향을 미칠 수 있다.
그래서 이번에 두 동료의 대처가 정말 대단해 보였다. 눈앞의 문제를 먼저 해결한 뒤, 다음에 어떻게 하면 문제를 미리 막을 수 있을지 고민하는 모습. 나도 이런 현장 대응 경험을 차근차근 쌓아서, 다음에 비슷한 상황이 생겼을 때 일을 잘 처리하는 것뿐만 아니라 더 많은 대안을 생각할 수 있기를 바란다.
어쨌든 생산관리는 때때로 그렇다. 아무리 일정을 아름답게 짜도 현장에서 돌발 상황이 생기면 처음부터 다시 시작해야 한다. 일을 계속 앞으로 나아가게 하는 것은, 바로 그 순간 몇 분 안에 다른 방법을 생각해낼 수 있느냐에 달려 있을지도 모른다.