今日は朝早く会社に行ったら、主管が口を開いた途端に一気に覚醒した。彼は私が金曜日の午後に休暇を取った時に、資材A先生が電話してきて、月曜日にオンラインで開始する4つの作業注文がどうして料単がないのかと尋ね、最終的にもう一人の生産管理の同僚に急いで再印刷を頼み、資材の方で臨時で人を手配して残業で材料を発行したと言った。その瞬間私の最初の反応は「不可能」であり、確信があった。
最近、料況と生産能力がずっと変動しているため、私の作業方法は調整を行った。私は残業の夜にまず書類を印刷し、分類して、翌朝早く直接資材B小姐に手渡し、彼女が第一時間で外倉のA先生に回すようにして、彼女たちの材料準備の時間を圧縮しないようにした。この流れをしばらく実行しており、印刷記録も一致するので、「全く受け取っておらず、一度に4つ」という話を聞いた時は、問題がどこにあるのか全く分からなかった。
事はまだ終わっていない。午後になって、資材A先生がまた電話してきて、明後日開始するその中の1枚の料単がまだ受け取っていないと言う。私は作業注文番号を調べながら、突然「何かおかしい」という直感があり、先に書類をスキャンして彼に送った後、頭の中で徐々に可能な答えを組み立てた。
問題は恐らく「急件章」のことにある。
私の習慣は、2日以内に使う急件なら、章を押して直接スキャンしてA先生に送り、まず材料を準備してもらうことだ。しかし、3、4日の余裕があるなら、章を押すだけで、特別にスキャンし直さない。後で思い出したが、資材B小姐は以前、私がA先生にスキャンしたら、彼女の方で紙本を回さないようにすると言っていた。
しかし、問題が出てきた——私の論理は「スキャンしたものが通知だ」と思っているのに、彼女の方は「急件章を押したものが既にスキャンしたものだ」と考えているのかもしれない。両者の認識が合っていないと、微妙なギャップが生じる：私はただ優先順位をマークしたと思っているのに、相手は手順が完了したと思っている。
だから、一部の書類が途中で止まってしまい、誰も本当に受け取っていない。
この推測を整理して、比較的簡潔なメールを資材主管に返事した。もともと、事はこれでおしまいになり、せいぜい後で流れを合わせるだけだと思っていたが、相手はそう思っていないようだ。彼は印刷時間を追及し続け、監視器を調整して全体の過程を明確にしようと言う。素直に言うと、この話を聞いた時は、心の中で少しびっくりし、そんな「徹底的に追及する」態度が少し厳しすぎるように感じ、プレッシャーが大きい。
しかし、感情を少し落ち着かせて考えると、別の矛盾した感覚が出てくる。
というのも、そんな主管は、ある意味で流れの正確さをとても気にかけ、問題を掘り起こすために力を入れる人で、表面で止まったり、「次回注意」とだけ言ったりしないのだ。その瞬間、プレッシャーは本物だが、同時に、いくつかの問題は本当にきちんと明確にできるもので、何度も繰り返して誰も直面しないものではないことに気づく。
対比すると、自分の部門の状況を思う。時々、仕事が少ないわけではなく、監視し、立場を支え、問題を追及する人がいないから、多くの曖昧な部分がずっと存在し、個人の経験で補っているだけで、制度自体が明確になっていないのだ。
この事は今も完全に終わっていないが、少なくとも問題が大体どこに詰まっているか分かった。残りは、「お互いに思っている」暗黙の了解を、きちんと明確にする流れに変えることだけだ。しかし、時々思うのは、最初から誰かがこれらの詳細を明確に質問してくれれば、多くの事が、これほど大回りしなくても分かるのではないかということだ。